TL;DR
L’automazione di Gmail ti aiuta a risparmiare tempo e ad aumentare le conversioni ottimizzando le attività di vendita. Puoi automatizzare l’ordinamento delle email, l’inoltro, le risposte rapide, l’eliminazione di email promozionali, l’eliminazione automatica dopo un certo periodo, il posticipo delle email e la pianificazione dell’invio. L’uso di strumenti come Google Script e piattaforme come LaGrowthMachine può migliorare ulteriormente l’efficienza. I vantaggi includono maggiore tempo, migliori relazioni con i clienti, riduzione degli errori e aumento dei lead. Gmail ha limiti per l’invio di email in massa, ma strumenti dedicati possono aiutare a superare questi limiti e a migliorare la deliverability.
Invio di email introduttive ai tuoi lead, pianificazione di riunioni dal vivo, follow-up con le tue email… Gmail è uno strumento ben noto e un modo semplice per aiutarti nelle tue attività quotidiane di venditore.
Ma quando si tratta di inviare email in massa, le cose si fanno difficili.
Come venditore, ci sono molte cose che puoi automatizzare per ottimizzare il tempo che dedichi al prospecting, per ottenere un volume maggiore di conversioni.
Cos’è l’automazione per Gmail? Quali sono i vantaggi? Come si fa?
In questo post del blog, ti forniremo un elenco di tutte le attività che puoi automatizzare con Gmail per aiutarti nella tua routine di vendita. Successivamente, evidenzieremo i principali vantaggi dell’automazione per Gmail. Infine, ti forniremo un flusso di lavoro gratuito passo dopo passo per ottenere la migliore ottimizzazione di Gmail per i venditori!
Cosa puoi automatizzare con Gmail?
L’obiettivo dell’automazione di Gmail è impostare processi automatizzati per aiutarti nelle tue attività quotidiane. Include una gamma molto ampia di funzionalità, dalle bozze di email ai promemoria di follow-up e ai flussi di lavoro di vendita automatizzati.
L’automazione di Gmail è diventata indispensabile per venditori e growth marketer poiché li aiuta a risparmiare tempo e ad essere più produttivi. Sapendo che Gmail ha 1,5 miliardi di utenti in tutto il mondo mentre Outlook ne ha solo 400 milioni, automatizzare Gmail è un vero punto di svolta per i team di vendita!
Ecco l’elenco delle attività che puoi svolgere:
- Ordinare i messaggi in arrivo con le etichette
- Inoltrare automaticamente le email e contrassegnarle con filtri
- Inviare risposte pre-scritte con le risposte rapide
- Eliminare automaticamente le email promozionali dalla tua casella di posta
- Funzione di eliminazione automatica delle email dopo un numero specificato di giorni
- Funzione di posticipo delle email
- Automatizzare le email pianificandole in anticipo.
Esamineremo tutte queste attività che puoi automatizzare con Gmail, spiegandoti come fare ogni volta in modo che tu possa apportare le modifiche subito dopo aver letto questo articolo.
Ordinare i messaggi in arrivo con le etichette
Grazie alle etichette di categoria, è possibile ordinare e organizzare le email in arrivo in Gmail. Puoi impostare etichette per contatti specifici in modo che, quando arriva un’email da quel contatto nella tua casella di posta, venga ordinata automaticamente.
Con una casella di posta traboccante, è fondamentale poter distinguere tra le email urgenti e quelle che possono aspettare. Ordinare manualmente richiede tempo prezioso durante la giornata, ma Gmail offre una soluzione.
C’è un menu a tendina nella barra di ricerca che ti permette di ordinare per oggetto, mittente o data.
Come fare?
Puoi impostare etichette per termini di filtro più specifici in modo che Gmail etichetti automaticamente i messaggi in arrivo relativi a quel termine.
Facendo così, puoi vedere rapidamente quali email urgenti richiedono la tua attenzione immediata senza dover scorrere catene di messaggi irrilevanti.
Vediamo come gestirlo passo dopo passo.
- Fai clic su “Impostazioni” e “Visualizza tutte le impostazioni”;
- Vai alla sezione “Etichetta”;
- Fai clic su “Crea nuova etichetta” o rimuovi quelle vecchie.
Se utilizzi LaGrowthMachine per l’automazione di Gmail, puoi anche gestire i tuoi lead direttamente all’interno del nostro strumento, senza utilizzare le etichette.
È molto più facile e conveniente per scopi di prospecting.
Inoltrare automaticamente le email e contrassegnarle con filtri
In Gmail, la funzione filtri ti permette di impostare condizioni che si attivano quando un’email arriva nella tua casella di posta ed eseguire azioni di conseguenza.
Ad esempio, puoi impostare un filtro per inoltrare le email da un indirizzo a un altro o contrassegnarle automaticamente come lette.
È molto utile quando fai prospecting B2B, poiché riceverai e invierai molte email ogni giorno! Proprio come le etichette, i filtri sono un modo per pulire e organizzare la tua casella di posta per avere una visione più chiara.
Come impostare i filtri?
- Fai clic su “Impostazioni” e “Visualizza tutte le impostazioni”;
- Vai alla sezione “Filtri e indirizzi bloccati”;
- Fai clic su “Crea nuovo filtro”;
- Compila i campi a seconda del filtro che vuoi creare.
Inviare risposte pre-scritte con le risposte rapide
Le risposte rapide di Gmail sono uno strumento utile che consente agli utenti di salvare e utilizzare messaggi pre-scritti. Per abilitare questa funzione, vai su “Impostazioni” (l’icona dell’ingranaggio) e segui le istruzioni fornite. Questo ti permetterà di rispondere rapidamente a qualsiasi richiesta con pochi clic!
Se ti ritrovi a rispondere ripetutamente alle stesse richieste o ai follow-up, prova a creare dei modelli per quelle risposte. Devi sapere che Gmail ti permette di archiviare queste risposte salvate nella tua casella di posta in modo da poter rispondere a email ripetitive senza dover digitare lo stesso messaggio ogni volta.
Come fare?
- Apri una nuova finestra di email e scrivi la risposta che vuoi salvare come modello;
- Vai alla scheda “Opzioni aggiuntive”;
- Fai clic sul pulsante “Modelli”;
- Salva l’email come modello e riutilizzala quando necessario!
Eliminare automaticamente le email promozionali dalla tua casella di posta
Sebbene le email di marketing, le newsletter e le risposte automatiche dai siti web potrebbero non occupare molto del tuo tempo, possono essere distraenti e fastidiose. Se vuoi rimanere concentrato sui messaggi più importanti, c’è un modo per liberartene abbastanza facilmente.
Come fare?
Anche se non lavori nelle vendite o nel marketing, se sei stanco delle email promozionali che intasano la tua casella di posta, c’è un modo semplice per liberartene: usa i filtri di Gmail. Seleziona il messaggio che hai ricevuto e specifica che email simili da questo indirizzo dovrebbero essere filtrate. Quindi, dopo aver ordinato le email per mittente, scegli cosa farne: etichettare, archiviare o eliminare.
Fai questo per ogni email di marketing in arrivo per assicurarti di non riceverne più in futuro.
Da un paio d’anni a questa parte, Gmail ha questa funzione integrata. Puoi comunque accedervi e configurarla con i tuoi parametri se lo desideri!
Suggerimento rapido 💡
Puoi anche usare la funzione filtri per spostare o eliminare automaticamente email di marketing e promozionali!
Script per eliminazione automatica dopo un numero specificato di giorni
Arriviamo ad alcune delle funzionalità più avanzate e tecniche dell’automazione di Gmail, attraverso Google Script.
Come qualsiasi codice JS, puoi impostare regole di automazione nella console tramite Google Script per automatizzare le attività di posta elettronica, come l’eliminazione delle email dopo un numero specificato di giorni.
Questo è uno script molto utile per persone che lavorano nelle vendite e nel marketing e che ricevono tonnellate di email, per avere una visione più chiara e ridurre le caselle di posta affollate.
Come fare?
- Vai a questo URL: https://script.google.com/;
- Accedi con il tuo account Google;
- Crea un nuovo script
- Incolla lo script qui sotto;
Script per eliminazione automatica
function auto_delete_mails() { var label = GmailApp.getUserLabelByName(“Delete Me”); // Un’etichetta che indica le email contrassegnate per l’eliminazione if(label == null){ GmailApp.createLabel(‘Delete Me’); } else{ var delayDays = 2 // Numero di giorni prima che i messaggi vengano spostati nel cestino var maxDate = new Date(); maxDate.setDate(maxDate.getDate()-delayDays); var threads = label.getThreads(); for (var i = 0; i < threads.length; i++) { if (threads[i].getLastMessageDate()
- Non dimenticare di specificare il numero di giorni dopo i quali vuoi che la tua email venga cancellata!
- Trova un titolo per il tuo script e distribuiscilo.
Posticipo delle email script
Anche questa è una funzionalità molto utile che arriva con Google Scripts.
Posticipare le tue email ti permette di nascondere la conversazione dalla tua casella di posta fino a un momento specifico. È molto comodo se non devi occuparti subito di qualcosa o se hai bisogno di tornarci più tardi.
Come fare?
- Vai a questo URL: https://script.google.com/;
- Accedi con il tuo account Google;
- Crea un nuovo script;
- Incolla lo script qui sotto:
Script per il posticipo
var MARK_UNREAD = false; var ADD_UNSNOOZED_LABEL = false; function getLabelName(i) { return “Snooze/Snooze ” + i + ” days”; } function setup() { // Crea le etichette di cui avremo bisogno per il posticipo GmailApp.createLabel(“Snooze”); for (var i = 1; i <= 7; ++i) { GmailApp.createLabel(getLabelName(i)); } if (ADD_UNSNOOZED_LABEL) { GmailApp.createLabel("Unsnoozed"); } } function moveSnoozes() { var oldLabel, newLabel, page; for (var i = 1; i <= 7; ++i) { newLabel = oldLabel; oldLabel = GmailApp.getUserLabelByName(getLabelName(i)); page = null; // Ottieni le conversazioni in "pagine" da 100 alla volta while(!page || page.length == 100) { page = oldLabel.getThreads(0, 100); if (page.length > 0) { if (newLabel) { // Sposta le conversazioni nell’etichetta di “oggi” newLabel.addToThreads(page); } else { // A meno che non sia ora di annullare il posticipo GmailApp.moveThreadsToInbox(page); if (MARK_UNREAD) { GmailApp.markThreadsUnread(page); } if (ADD_UNSNOOZED_LABEL) { GmailApp.getUserLabelByName(“Unsnoozed”) .addToThreads(page); } } // Sposta le conversazioni dall’etichetta di “ieri” oldLabel.removeFromThreads(page); } } } }
- Distribuisci il tuo codice.
Posticipare un messaggio lo contrassegna temporaneamente come non letto dopo un certo numero di giorni.
Quali sono i principali vantaggi dell’automazione di Gmail?
Beh, se hai letto tutte le funzionalità automatizzate sopra, dovresti già avere un’idea.
Fondamentalmente, come ogni strumento automatizzato utilizzato dai growth hacker, l’obiettivo è ridurre il tempo per guadagnare denaro.
Come puoi vedere nell’immagine qui sotto, è quello che facciamo con LaGrowthMachine:
Ma c’è di più.
Guadagna più tempo
Le funzionalità di Automazione Email come l’automazione delle risposte email, il posticipo delle email per rispondere più tardi e l’eliminazione delle email dopo un certo numero di giorni sono un modo per ridurre il tedioso processo di gestione di migliaia di email manualmente.
Mantieni una buona relazione con il cliente (per i Growth people)
Se stai facendo automazione Gmail, hai più tempo a disposizione per concentrarti su attività importanti o relazioni cruciali con i clienti.
È una situazione vantaggiosa per tutti.
Più velocemente il tuo team sarà in grado di rispondere alle richieste dei clienti, meglio sarà per la longevità del tuo rapporto commerciale con loro. Questo è ciò che ti offre l’automazione di Gmail.
Riduzione degli errori
Con l’automazione di Gmail, puoi eliminare gli errori umani che potrebbero costarti molto denaro in termini di opportunità di lead perse.
Infatti, l’automazione è uno strumento eccezionale poiché ti assicura – se hai fatto una buona configurazione fin dall’inizio – di ottenere una casella di posta pulita, filtrata e organizzata senza perdere o cancellare email importanti.
Ottieni più lead
Infine, l’automazione di Gmail aiuta i tuoi venditori a ottenere più lead. Potresti chiedere come?
Beh, per tutte le ragioni che abbiamo già presentato sopra, ma non solo. L’automazione di Gmail ti dà anche la possibilità di inviare molte più email di vendita B2B rispetto a quelle che invieresti manualmente durante il prospecting.
Ogni software di generazione lead B2B che vale la pena investire ti dà la possibilità di automatizzare il tuo outreach via email
Questo è ciò che vedremo ora.
Automazione Gmail per l’invio di email in massa
Gmail può essere utilizzato per inviare email in massa e per il prospecting.
Infatti, la funzione automatizzata di Gmail aiuta a inviare email a un gran numero di persone contemporaneamente. È un modo eccellente per la generazione di lead e le vendite.
Tuttavia, devi prestare attenzione a non degradare la tua deliverability a causa di indirizzi email non verificati, il che sarebbe dannoso a lungo termine.
È una buona idea?
Dipende tutto dal numero di email e dal formato delle email.
Se invierai un’email personale ben studiata a ciascun prospect, sarà molto dispendioso in termini di tempo e difficile.
Ma come abbiamo visto in precedenza, con l’automazione di Gmail, puoi impostare modelli che invieranno automaticamente le email per te in modo tempestivo.
In questo modo, i tuoi lead non cadranno nel dimenticatoio, poiché riceveranno costantemente email da te.
E puoi farlo gratuitamente, il che potrebbe essere una buona soluzione per iniziare il prospecting se non hai budget da spendere.
Tieni presente che Gmail limita a 500 al giorno per gli account gratuiti, però.
Come fare?
Esistono diversi metodi che possono essere utilizzati per inviare molte email contemporaneamente tramite Gmail:
- Puoi farlo manualmente: Puoi scegliere l’elenco dei contatti a cui vuoi inviare l’email, e poi semplicemente copiare e incollare lo stesso messaggio per ogni destinatario.
- Puoi utilizzare software di automazione: Questo è utile se hai bisogno di inviare email a un gran numero di persone in una sola volta. Un buon software avrà funzionalità come il monitoraggio dei tassi di apertura, dei tassi di clic e del numero di volte in cui il destinatario ha aperto l’email.
Se vuoi saperne di più, puoi visitare il nostro post sull’invio di massa tramite Gmail.
Miglior flusso di lavoro Gmail utilizzando LaGrowthMachine
LaGrowthMachine è uno strumento di automazione delle vendite che ti permette di guadagnare molto tempo ottimizzando il tuo tasso di conversione, attraverso sequenze automatizzate multicanale.
Come funziona?
- Collega il tuo Gmail (e account LinkedIn per poter utilizzare la nostra soluzione di automazione LinkedIn);
- Importa la tua lista di lead (non necessariamente contenente email professionali);
- Il nostro strumento arricchirà i dati e troverà il 30-60% delle email professionali;
- Sarai in grado di costruire la tua campagna email senza limiti.
Sebbene la nostra esperienza e i nostri dati ci portino a pensare che il multicanale sia più efficiente delle sole sequenze email, alcuni dei nostri clienti preferiscono mantenerlo solo sui canali email.
In tal caso, ecco una sequenza che potrebbe soddisfare le tue esigenze:
- G1 – Email di introduzione alle vendite: In questa email, dovresti presentarti, la tua azienda e il prodotto/servizio che offri.
- G3 – Email di follow-up 1: Se non hai ricevuto risposta alla tua prima email, è una buona idea fare un follow-up con una versione leggermente diversa dello stesso messaggio.
- G6 – Email di follow-up 2: Dopo la seconda email, dovresti già avere una buona idea di chi è interessato e chi no. Se ancora non ricevi risposta dal tuo prospect, è il momento di essere più creativo con il tuo copywriting via email.
- G9 – Chiusura: Se ancora non hai ricevuto risposta dal tuo lead, puoi chiedere di metterti in contatto con la persona più adatta nella sua azienda.
Se segui i brevi passaggi (con un buon copywriting e una configurazione tecnica), sarai in grado di raggiungere 3,5 volte più lead B2B rispetto a quelli che otterresti manualmente.
Ma la parte migliore è che puoi rispondere ai tuoi lead direttamente nella nostra funzione Inbox:
Ottieni 3,5 volte più lead!
Stai cercando di migliorare l’efficienza del tuo reparto vendite? LaGrowthMachine ti permette di generare in media 3,5 volte più lead, risparmiando un’incredibile quantità di tempo su tutti i tuoi processi. Iscrivendoti oggi, otterrai un periodo di prova di 14 giorni senza costi per testare il nostro strumento!